Ein Krisenfall ist eingetreten, die Situation ist angespannt, es herrscht hektisches Treiben in der Kommunikationsabteilung und die ersten Journalist*innen warten bereits auf ein Statement. Doch wie gelingt in diesen Momenten ein gekonnter Umgang mit der Presse? Ganz einfach: mit PEP und CAP! Was das genau ist und warum wir uns an Armin Laschet lieber kein Beispiel nehmen sollten, erfuhren wir im Medientraining mit Hill+Knowlton Strategies.
Am 16.11.2021 war es endlich soweit. Der erste Workshop mit unserem neuen Förderer, der internationalen Netzwerkagentur Hill+Knowlton Strategies, stand an. Zusammen mit Udo Becker, Managing Director und Head of Corporate Reputation, sowie Tim Bechtel, Director Corporate Reputation, gingen zwölf kommo-Mitglieder der Frage nach, wie man sich beispielsweise als Pressesprecher*in in Interviewsituationen nicht aus der Ruhe bringen lässt. Bevor wir selbst aktiv wurden, näherten wir uns dem Thema zuerst mit einigen theoretischen Grundlagen an.
Damit das Zusammentreffen mit Medienvertreter*innen zum Erfolg wird, ist es essentiell, die Interaktion entsprechend vorzubereiten und sich das Ziel, welches man durch das Interview erreichen will, bewusst zu machen. Auch Informationen über den/die Journalist*in einzuholen, kann hilfreich sein, um besser abschätzen zu können, welche Fragen gestellt werden könnten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist zudem, Botschaften zu entwickeln, die vermittelt werden sollen. Am besten gelingt dies mit der PEP-Technik. Die Botschaften werden nach dem Schema Point – Evidence – Point aufgebaut, so dass Aussagen immer mit Belegen zu untermauern sind. Weiterhin widmeten wir uns auch hilfreichen Strategien der Interviewkontrolle:
„Denken Sie daran, Grenzen zu setzen. Besonders wenn die Fragen über den eigenen Kompetenzbereich hinausgehen, ist es manchmal sinnvoller, an einen Experten abzugeben“, gab uns Udo Becker als Tipp mit auf den Weg.
Auch in der Krise gilt es Ruhe zu bewahren
Dass vor allem in Krisensituationen ein guter Auftritt vor der Presse wichtig ist, wurde uns zudem mit einigen Beispielen aus der Praxis verdeutlicht. Denn schnell ist man selbst zum Opfer einer Krise geworden, wie uns der unglückliche Auftritt von Armin Laschet im Flutgebiet (sogar ohne Wortbeitrag) zeigte. Dazu reichte ein unachtsamer Moment, den die Kameras einfingen. Damit die kommo-Mitglieder es in Zukunft besser machen können, wurde uns die CAP-Methode näher vorgestellt. So gelingt durch C – Concern, A – Action und P – Perspective ein gelungener Umgang mit einer Krise, der dokumentiert, dass diese nicht außer Kontrolle gerät. Es gilt in einem ersten Schritt, Mitgefühl auszudrücken und Betroffenheit zu adressieren (Concern). Des Weiteren muss Kompetenz und Aktivität vermittelt werden, die verschiedene Schritte zur Bewältigung der Krise aufzeigt (Action). Aber auch eine Perspektive zu geben, ist von zentraler Bedeutung. In der frühen Phase einer Krisensituation kann das, beispielsweise das Vertrauen in den Erfolg der eingeleiteten/durchgeführten Maßnahmen sein (Perspective).
Von der Theorie zur Praxis – auch wir treten vor die Kamera
Bevor wir dann selbst unser Geschick vor der Kamera ausprobieren konnten, wurden uns noch zahlreiche Gesprächstechniken wie Zoom In oder Zoom Out vorgestellt. Dass die Theorie aber nicht immer so leicht in die Praxis umzusetzen ist, verdeutlichten uns drei Interviewübungen. Zuerst ging es um ein eher einfaches Szenario, welches das Thema „Endlich wieder Uni in Präsenz“ behandelte. Einer Teilnehmerin wurden hierzu verschiedene Fragen gestellt, die sie vor laufender Kamera zu beantworten hatte. Anschließend diskutierten wir in der Gruppe über positive und negative Aspekte und bezogen hier auch die Positionierung vor der Kamera und Mimik und Gestik mit ein. In einem zweiten Beispiel zur Vorstellung unseres Vereins wurden dann bereits etwas kniffligere Fragen gestellt, die unter anderem auf die Abgrenzung von kommoguntia zur Leipziger PR-Initiative abzielten.
„An dieser Stelle hättest du dir ruhig etwas Zeit nehmen können. Besonders in Interviews, die nicht live aufgezeichnet werden, kann dies helfen, die Kontrolle zu behalten“, riet Tim Bechtel dem interviewten kommo-Mitglied.
Zum Abschluss des Workshops wartete dann der „worst case“ auf uns: Im Nachgang der Veranstaltung wären zahlreiche Corona-Fälle unter den Teilnehmerinnen aufgetreten. Einem Interview mit dem SWR wurde zugestimmt. Zu diesem Szenario galt es, sich in Gruppen auf mögliche Fragen der Journalist*innen vorzubereiten als auch ein erstes Statement zur Krisensituation zu entwickeln. Dazu wurde uns ein Leitfaden für eine erste Pressemitteilung im Notfall an die Hand gegeben. Um diese Aufgabe bewältigen zu können, mussten wir auf all unser Wissen aus der zuvor erlernten Theorie zurückgreifen.
„Ihr habt gemerkt, besonders in einer Krise sind Kontrolle und Grenzen setzen sehr wichtig. Geht immer nach dem Motto vor: ‚Sagen Sie nie alles, was Sie wissen, aber wissen Sie immer, was Sie sagen‘“, resümierten Udo Becker und Tim Bechtel zum Abschluss.
Wir möchten uns an dieser Stelle ganz herzlich bei Hill+Knowlton Strategies für dieses tolle Medientraining bedanken! Alle Teilnehmer*innen hatten sehr viel Spaß und konnten wertvolle Erkenntnisse für ihre berufliche Zukunft mitnehmen. Wir hoffen, Sie bald wieder bei kommoguntia begrüßen zu dürfen.
Geschrieben von Nina Steinfeltz